Cộng tác

Collaboration (Cộng tác) là nơi bạn cùng các thành viên trong nhóm xem công việc, lịch và tri thức được chia sẻ của những nhóm mà bạn thuộc về. Mở từ Collaboration ở menu bên trái; bất kỳ ai thuộc một nhóm đều dùng được, không phân biệt vai trò. Ngay cả Owner (chủ sở hữu) và Admin (quản trị viên) cũng chỉ thấy những nhóm mà họ trực tiếp thuộc về.

Mỗi nhóm bạn thuộc về hiển thị tên, số thành viên và tối đa 6 thẻ công việc của nhóm đó. Nhấn Open collaboration (Mở cộng tác) để mở màn hình của nhóm đó. Nếu bạn không thuộc nhóm nào, thông báo You don't have Collaboration access yet. (Bạn chưa có quyền truy cập Cộng tác.) sẽ hiển thị — hãy nhờ Admin thêm bạn vào một nhóm.

Owner và Admin tạo tài khoản và quản lý thành viên của toàn tổ chức trong Admin → Organization & members (Quản trị → Tổ chức & thành viên).

Màn hình nhóm

Nhấn Team Ian chat (Trò chuyện Ian của nhóm) bên dưới tên nhóm để mở cuộc trò chuyện Ian được liên kết với nhóm này. Manager (Quản lý) còn thấy thêm Open Manager Team Flow (Mở Luồng nhóm của Manager) (xem Team Flow (Luồng nhóm) bên dưới). Bên dưới là số thành viên và ba khu vực.

• Outcome Briefs (Tóm tắt công việc) — các thẻ công việc của nhóm này mà bạn xem được với tư cách thành viên hiện tại của nhóm.
• Upcoming team events (Lịch nhóm sắp tới) — các lịch sắp tới được đặt cho nhóm này. Mỗi lịch hiển thị mối liên quan với bạn, chẳng hạn Organized by me (Do tôi chủ trì) hoặc Required invite (Mời bắt buộc).
• Recently shared knowledge (Tri thức chia sẻ gần đây) — 5 tài liệu gần nhất được chia sẻ cho nhóm này và đã phân tích xong. Nhấn vào một tài liệu hoặc All knowledge (Toàn bộ tri thức) để mở màn hình Knowledge (Tri thức) của nhóm này.

Thẻ công việc hiển thị trạng thái, Expected result (Kết quả mong đợi), tóm tắt Result (Kết quả) mới nhất kèm thời điểm ghi nhận, và Current driver (Người chịu trách nhiệm hiện tại); nếu có sản phẩm thì Latest artifact (Sản phẩm mới nhất) cũng hiển thị. Công việc bị chặn được gắn nhãn Blocked (Bị chặn). Nhấn vào thẻ để mở công việc đó; bên dưới thẻ hiển thị lý do bạn thấy được công việc này (ví dụ: You are the current driver (Bạn là người chịu trách nhiệm hiện tại), Current team membership (Đang thuộc nhóm)).

Trong Start an Outcome (Bắt đầu một công việc), nhập Problem (Vấn đề) và Expected result để tạo một công việc nhóm do con người trực tiếp thực hiện.

Trong Team Ian chat, bạn có thể nói “Chia sẻ điều này với nhóm” để chia sẻ những gì Ian đã ghi nhớ vào tri thức của nhóm. Chỉ những mục Ian ghi nhớ gần đây trong cuộc trò chuyện này được chia sẻ, còn bộ nhớ cá nhân của bạn vẫn giữ nguyên. Những mục không thể chia sẻ, chẳng hạn nội dung cần nhóm thẩm định, sẽ không được chia sẻ và Ian sẽ cho bạn biết lý do.

Nếu không tải được công việc, lịch hoặc tri thức chia sẻ, khu vực đó sẽ hiển thị lỗi. Nhấn Try again (Thử lại) để tải lại.

Luồng nhóm

Nếu bạn có vai trò Manager, Open Manager Team Flow hiển thị trên màn hình các nhóm bạn thuộc về. Owner, Admin và Member (thành viên) không thấy mục này. Team Flow là màn hình để hỗ trợ nhóm, không phải để đánh giá hiệu suất cá nhân.

• Needs support (Cần hỗ trợ) — công việc bị chặn, công việc chưa có người chịu trách nhiệm, các bàn giao và yêu cầu xem xét đang mở (kể cả những việc đã quá hạn), các yêu cầu trợ giúp đang mở, và các quyết định của nhóm đang chờ Manager.
• Current accepted commitments (Cam kết đã nhận hiện tại) — các cam kết công việc đang tiến hành, các bàn giao đã được nhận, và các cam kết trợ giúp.

Với quyết định của nhóm chưa ai nhận, trước tiên hãy nhận bằng Claim (Nhận phụ trách); với quyết định được giao cho bạn hoặc bạn đã nhận, nhấn Approve (Phê duyệt) hoặc Reject (Từ chối). Ở các thẻ khác, các nút như Open Work (Mở công việc) đưa bạn đến công việc liên quan.

Bốn vai trò

• Owner — làm được mọi việc mà Admin làm được, và còn có thể chỉ định người khác làm Owner hoặc thay đổi vai trò và trạng thái tài khoản của Owner khác.
• Admin — phụ trách vận hành tổ chức trong menu Admin: thành viên và nhóm, nhà cung cấp AI, kết nối, tác nhân, v.v. Không thể chỉ định Owner hoặc thay đổi vai trò của Owner.
• Manager — xem Team Flow của các nhóm mình thuộc về, xử lý quyết định của nhóm, và quản lý tài liệu của các nhóm đó. Không thấy menu Admin.
• Member — vai trò cơ bản: dùng công việc cá nhân của mình cùng công việc nhóm và tri thức chia sẻ mà mình truy cập được.

Owner và Admin thay đổi vai trò bằng cách chỉnh sửa thành viên trong Admin → Organization & members, và mọi thay đổi đều được ghi vào nhật ký kiểm toán. Bạn không thể đổi vai trò của chính mình, và vai trò của Owner đang hoạt động cuối cùng cũng không thể thay đổi.

Phạm vi có thể xem

Việc bạn xem được gì trước hết do nhóm bạn thuộc về quyết định, hơn là vai trò. Khi đã thuộc một nhóm, bạn thấy công việc và tài liệu của nhóm đó mà không cần được cấp quyền riêng.

• Công việc — chỉ người tạo mới xem được công việc cá nhân, và chỉ thành viên của một nhóm mới xem được công việc của nhóm đó. Ngay cả Owner và Admin cũng không xem được công việc cá nhân của người khác hay công việc của nhóm mà họ không thuộc về.
• Tri thức — mọi thành viên xem được tài liệu Global (Toàn cục), còn tài liệu của nhóm thì thành viên nhóm đó xem được. Chỉ Owner và Admin mới tải lên được với phạm vi Global.
• Kết nối cơ sở dữ liệu và công cụ — Owner và Admin đăng ký kết nối cơ sở dữ liệu và quyết định cả việc tác nhân hay nhóm nào được dùng (Kết nối cơ sở dữ liệu). Việc một tác nhân có được dùng các công cụ như duyệt web hay chạy mã hay không được thiết lập cho từng tác nhân trong Tool permissions (Quyền công cụ) tại Tác nhân.

Khi một thành viên mới nói “màn hình của tôi trống”, hãy kiểm tra nhóm của họ trước. Nếu họ không thuộc nhóm nào, Collaboration hiển thị thông báo You don't have Collaboration access yet. và họ cũng không thấy công việc hay tài liệu của nhóm. Owner và Admin thêm thành viên vào nhóm trong Admin → Organization & members.

Khi ai đó rời đi

Khi Owner hoặc Admin tắt Account active (Tài khoản đang hoạt động) của một thành viên trong Admin → Organization & members, người đó lập tức không thể đăng nhập hay dùng ứng dụng. Công việc cá nhân đang tiến hành của họ chuyển sang Paused (Tạm dừng), còn công việc nhóm mà họ đang chịu trách nhiệm cũng chuyển sang Paused và không còn người chịu trách nhiệm. Tài khoản cùng lịch sử và hồ sơ kiểm toán vẫn được giữ nguyên. Để cho họ dùng lại, hãy bật lại Account active cho chính tài khoản đó. Không thể mời mới hoặc thêm tài khoản bằng email của một tài khoản đã bị vô hiệu hóa.