Tổ chức & thành viên

Owner (Chủ sở hữu) và Admin (Quản trị viên) quản lý Members (Thành viên) và Teams (Nhóm) trong Admin → Organization & members (Quản trị → Tổ chức & thành viên). Mã mời được tạo trong Members → Manage invitations (Thành viên → Quản lý lời mời). Về tab Settings (Cài đặt) trong cùng menu, xem Cài đặt tổ chức; về những gì mỗi vai trò có thể làm, xem Cộng tác → Bốn vai trò.

Thành viên

Tab Members hiển thị mỗi thành viên của tổ chức đúng một lần trong một bảng. Các thẻ ở trên cùng cho biết số Total members (Tổng số thành viên), Active members (Thành viên đang hoạt động), Unassigned (Chưa thuộc nhóm) và Teams. Bảng hiển thị tên và email, Role (Vai trò), Team assignments (Nhóm trực thuộc), Status (Trạng thái), Joined (Ngày tham gia) và Last login (Lần đăng nhập gần nhất); cột Status hiển thị cùng lúc Active (Đang hoạt động)/Inactive (Không hoạt động) và Active session (Có phiên đăng nhập)/No active session (Không có phiên đăng nhập).

Dùng Search (Tìm kiếm) theo tên hoặc email, và dùng các hộp chọn (All roles (Tất cả vai trò), All assignments (Tất cả nhóm), All statuses (Tất cả trạng thái)) để thu hẹp theo vai trò, nhóm và trạng thái tài khoản. Các điều kiện được áp dụng cùng nhau, vì vậy chọn Admin và Active sẽ chỉ còn lại các Admin đang hoạt động. Chọn Unassigned trong hộp chọn nhóm để chỉ xem những thành viên chưa được xếp vào nhóm nào. Reset (Đặt lại) xóa cả từ khóa tìm kiếm lẫn bộ lọc.

• Add member (Thêm thành viên) — nhập Email (Địa chỉ email), Role và Initial password (Mật khẩu ban đầu), tài khoản được tạo ngay lập tức. Name (Tên) và Initial team (Nhóm ban đầu) là tùy chọn; các nhóm khác được thêm sau khi tạo, trong Manage team assignments (Quản lý nhóm trực thuộc). Mật khẩu phải có ít nhất 8 ký tự và gồm chữ hoa, chữ thường và chữ số. Thành viên phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên. Bạn không thể cấp vai trò cao hơn vai trò của mình.
• Manage team assignments — mở từ menu ⋯ ở cuối hàng, tức menu Member actions (Thao tác thành viên). Bạn có thể chọn nhiều nhóm, và lựa chọn được áp dụng ngay. Để gỡ một thành viên khỏi nhóm, nhấn Remove from team (Gỡ khỏi nhóm) trong hộp thoại xác nhận. Thành viên bị gỡ khỏi nhóm cuối cùng sẽ hiển thị là Unassigned.
• Edit account (Chỉnh sửa tài khoản) — mở từ menu ⋯ để thay đổi tên, Role và Account active (Tài khoản đang hoạt động), rồi nhấn Save (Lưu). Không thể thay đổi email. Với tài khoản của chính bạn hoặc tài khoản có vai trò cao hơn bạn, bạn chỉ có thể đổi tên. Owner đang hoạt động cuối cùng không thể bị hạ vai trò hoặc vô hiệu hóa. Khi tắt Account active, người đó lập tức không thể đăng nhập hay dùng ứng dụng. Công việc cá nhân đang tiến hành và công việc nhóm mà người đó đang chịu trách nhiệm sẽ dừng lại, và công việc nhóm không còn người chịu trách nhiệm. Tài khoản và lịch sử vẫn được giữ nguyên.
• Reset password (Đặt lại mật khẩu) — chọn Reset password trong menu ⋯, nhập Temporary password (Mật khẩu tạm thời) rồi nhấn Reset. Mọi phiên đăng nhập của người đó kết thúc, khóa do đăng nhập sai được gỡ, và họ phải đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo. Owner có thể đặt lại mật khẩu cho tài khoản khác bất kể vai trò, còn Admin chỉ có thể đặt lại cho tài khoản Manager (Quản lý) và Member (Thành viên). Không thể đặt lại mật khẩu của chính bạn tại đây; với tài khoản không hoạt động, cần bật lại Account active trước rồi mới đặt lại được.
• Delete account (Xóa tài khoản) — nhấn trong cửa sổ Edit account. Tài khoản, việc gán vào các nhóm và dữ liệu liên quan bị xóa, và không thể hoàn tác. Cho đến khi việc dọn dẹp hoàn tất, cột Status hiển thị Deletion pending (Đang chờ xóa). Nếu việc dọn dẹp bị dừng giữa chừng, nhấn Retry cleanup (Thử dọn dẹp lại) trong Edit account.

Để người đó tự đăng ký thay vì bạn đặt mật khẩu giúp họ, hãy gửi mã mời thay cho Add member. Mã mời gói vai trò, nhóm và số lần sử dụng vào một mã duy nhất.

Nhóm

Tab Teams hiển thị mọi nhóm dưới dạng cây. Các thẻ ở trên cùng cho biết số Total teams (Tổng số nhóm) và Top-level teams (Nhóm cấp cao nhất). Mỗi hàng nhóm hiển thị slug và cấp của nhóm (Top-level team (Nhóm cấp cao nhất), Level 1 subteam (Nhóm con cấp 1), v.v.). Nhấn Members · N members (Thành viên · N người) trên hàng để chỉ xem thành viên của nhóm đó, và nhấn Work · N items (Công việc · N mục) để mở danh sách công việc của nhóm đó và các nhóm con.

• Create team (Tạo nhóm) — nhập Team name (Tên nhóm) và Slug (Mã định danh), và chọn Parent team (Nhóm cha) nếu cần. Slug là bắt buộc. Slug được tự động điền từ các chữ cái tiếng Anh và chữ số trong tên nhóm, và chỉ được dùng chữ cái tiếng Anh viết thường, chữ số và dấu gạch nối. Nếu tên nhóm bằng tiếng Hàn, hãy tự nhập slug.
• Edit team (Chỉnh sửa nhóm) — chọn biểu tượng bút chì Edit team trên hàng để mở cửa sổ Manage team (Quản lý nhóm). Tại đây bạn đổi tên nhóm hoặc chọn Delete team (Xóa nhóm).

Xóa nhóm không thể hoàn tác, và các nhóm con cũng bị xóa theo. Nếu nhóm đó hoặc các nhóm con vẫn còn tài liệu hay công việc nhóm, nhóm sẽ không bị xóa, vì vậy hãy dọn các công việc còn lại trong Work · N items trước. Các thành viên được gỡ khỏi nhóm nhưng tài khoản của họ vẫn được giữ. Không thể xóa nhóm hệ thống. Việc thuộc nhóm chính là phạm vi truy cập. Thành viên được xếp vào một nhóm sẽ thấy nhóm đó trong Collaboration (Cộng tác) và dùng được công việc nhóm và tri thức của nhóm; khi nhóm trực thuộc thay đổi, quyền truy cập cũng tự động được điều chỉnh theo (Cộng tác → Phạm vi có thể xem).

Lời mời

Nhấn Manage invitations trong tab Members để mở màn hình mã mời. Mỗi mã gộp nhóm, vai trò và số lần sử dụng làm một. Người được mời xác nhận mã, rồi tự đặt tên, email và mật khẩu để đăng ký.

• Trong Create invitation code (Tạo mã mời), chọn Team (Nhóm), Role và Maximum uses (Số lần sử dụng tối đa) (1–100). Bạn có thể mời Member và Manager; chỉ Owner mới tạo được mã cho vai trò Admin. Không thể chỉ định vai trò Owner qua mã mời. Mã sẽ hết hiệu lực khi dùng hết số lần sử dụng.
• Mỗi hàng có Copy code (Sao chép mã) (chỉ mã), Copy invitation link (Sao chép liên kết mời) (địa chỉ …/join?code=… đã điền sẵn mã) và Delete invitation code (Xóa mã mời).

Để hủy một mã bị lộ, nhấn Delete invitation code rồi nhấn Delete code (Xóa mã) trong hộp thoại xác nhận. Mã đó không còn dùng để đăng ký được nữa, và việc xóa được ghi vào nhật ký kiểm toán.