Gửi đi · Nhắn tin · Trợ lý email

Delivery (Gửi đi), Messengers (Nhắn tin) và Email assistant (Trợ lý email) trong Admin (Quản trị) là các công tắc cấp công ty kết nối Ian On với các dịch vụ bên ngoài. Đây là nơi bạn quyết định những gì được phép, trước khi từng người tự bật cho mình.

Chỉ Owner (Chủ sở hữu) và Admin (Quản trị viên) mới cấu hình được các màn hình này. Nếu menu quản trị không hiện Delivery, Messengers hoặc Email assistant, hãy kiểm tra xem Delivery, Messenger Bots (Bot nhắn tin) và Email Assistant (Trợ lý email) đã được bật trong mục Add-on features (Tính năng bổ sung) của Admin → Features (Quản trị → Tính năng) hay chưa. Cả ba tính năng ban đầu đều tắt. Trợ lý email chỉ hoạt động khi cả tính năng bật ở đó lẫn Enable Gmail assistant (Bật trợ lý Gmail) bên dưới đều được bật.

Gửi ra bên ngoài (Delivery)

Admin → Delivery quản lý cách kết quả rời khỏi Ian On. Dùng các tab phía trên để chuyển giữa Delivery connections (Kết nối gửi đi), Delivery rules (Quy tắc gửi đi), Gmail delivery policy (Chính sách gửi Gmail), Installed plugins (Plugin đã cài) và Plugin marketplace (Chợ plugin).

• Personal-account override policy (Chính sách ghi đè tài khoản cá nhân) trong Delivery connections — với từng dịch vụ Gmail và Notion, bạn quyết định có cho phép gửi đi bằng tài khoản cá nhân của thành viên hay không. Mặc định là Block (Chặn). Ngay cả khi đã cho phép, nếu có kết nối tổ chức đang bật thì kết nối tổ chức vẫn được dùng trước. (Đây là về các kênh gửi đi — trợ lý Gmail là một công tắc riêng, trong phần Trợ lý email bên dưới.)
• Current organization connections (Kết nối hiện tại của tổ chức) trong Delivery connections — xem các kết nối gửi đi mà tổ chức dùng chung (phạm vi toàn tổ chức hoặc theo nhóm) cùng trạng thái của chúng, và Enable (Bật), Disable (Tắt) hoặc Delete (Xóa) từng kết nối.
• Delivery rules — một công cụ tự động gửi: khi một công việc hoàn thành, quy tắc có thể tự động chuyển kết quả đó qua một kênh gửi đi. Công việc cá nhân không bao giờ được gửi qua bất kỳ quy tắc nào. Quy tắc do một thành viên tạo chỉ gửi công việc nhóm khi người đó vẫn thuộc nhóm. Các quy tắc cũ không ghi lại người tạo thì không qua bước kiểm tra này. Mỗi quy tắc có bộ lọc (nhóm, tác nhân, thẻ, đường dẫn artifact) và nút Test (Kiểm thử) cho biết trong các công việc hoàn thành trong 7 ngày gần nhất có bao nhiêu công việc khớp với bộ lọc. Nếu có quá nhiều lượt hoàn thành để kiểm tra hết, nút này sẽ cho bạn biết.
• Gmail delivery policy — danh sách cho phép theo tên miền người nhận. Việc gửi qua Gmail tắt cho đến khi bạn thêm ít nhất một tên miền được phép, ngăn thư đến người nhận ngoài ý muốn.
• Installed plugins và Plugin marketplace — quản lý các plugin gửi đi. Trong Plugin marketplace, bạn chỉ cài được plugin từ registry mà tổ chức đã phê duyệt: kiểm tra quyền trong Review required scopes (Xem lại các quyền bắt buộc) rồi nhấn Allow and install (Cho phép và cài đặt). Trong Installed plugins, bạn có thể Enable, Disable, Check for updates (Kiểm tra cập nhật), Edit configuration (Chỉnh sửa cấu hình) và Remove (Gỡ bỏ).

Bot Discord (Messengers)

Admin → Messengers là nơi bạn thiết lập bot Discord chạy lệnh /ian. Sau khi tạo ứng dụng trong Discord Developer Portal, hãy nhập Public Key, Application ID và Bot Token vào màn hình này rồi nhấn Save (Lưu). Tiếp theo, nhấn Register commands (Đăng ký lệnh), rồi dán Interactions Endpoint URL (địa chỉ HTTPS công khai) hiển thị trên màn hình vào Discord Developer Portal. Các bước chi tiết có trong Setup guide (Hướng dẫn thiết lập) trên màn hình. Khi bot đã sẵn sàng, mỗi thành viên tự liên kết tài khoản bằng /ian link, rồi dùng /ian ask và /ian report.

Trợ lý Gmail (Email assistant)

Admin → Email assistant là công tắc chính cho trợ lý Gmail. Ba thứ nằm ở đây:

1. Enable Gmail assistant — công tắc bật/tắt cho toàn bộ tổ chức. Khi tắt, không ai có thể kết nối Gmail, và việc kiểm tra các hộp thư đã kết nối cũng dừng lại.
2. OAuth Client ID và OAuth Client Secret — thông tin của ứng dụng Google OAuth của công ty, được dùng khi thành viên kết nối Gmail. Secret đã lưu không hiển thị lại mà chỉ hiện là Saved (Đã lưu).
3. Polling schedule (cron) (Lịch kiểm tra) — tần suất Ian On kiểm tra các hộp thư đã kết nối để tìm thư mới, đặt bằng biểu thức cron. Nếu để trống, hệ thống kiểm tra mỗi 1 phút một lần. Lịch đã thay đổi chỉ có hiệu lực sau khi máy chủ khởi động lại.

Bật ở đây trước; sau đó các thành viên kết nối Gmail của họ từ Settings.