Trợ lý Gmail

Trợ lý Gmail đọc trong nền các email mới đến Gmail mà bạn đã kết nối, tóm tắt và rút ra việc cần làm cho từng email, và soạn sẵn bản trả lời nháp cho những email cần trả lời. Theo mặc định, email mới được kiểm tra mỗi phút; chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể thay đổi chu kỳ kiểm tra này.

Nó làm gì với mỗi email

• Tóm tắt một hai dòng — biết ngay email nói về điều gì.
• To-dos (Việc cần làm) — những điều cụ thể mà email đó yêu cầu bạn thực hiện.
• Bản trả lời nháp, được lưu trong Gmail — nếu email cần trả lời, thư trả lời được soạn vào cùng chuỗi hội thoại dưới dạng bản nháp. Nó không bao giờ tự gửi. Bạn mở bản nháp, chỉnh sửa, và tự gửi khi sẵn sàng.

Nếu email có Attachments (Tệp đính kèm), trợ lý đọc tối đa 5 tệp mỗi email, mỗi tệp tối đa 10MB và tổng cộng tối đa 20MB, rồi đưa nội dung vào bản tóm tắt và việc cần làm. Các định dạng đọc được là PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), tệp văn bản và Markdown, cùng ảnh (PNG, JPEG); với tệp đính kèm dài, có thể chỉ phần đầu được đưa vào. Mỗi tệp đính kèm được ghi lại kết quả xử lý là Read (Đã đọc), Skipped (Bỏ qua) hoặc Failed (Thất bại). Khi email yêu cầu bạn quyết định hoặc phê duyệt, nó được đánh dấu riêng là Decision candidate (Quyết định đề xuất).

Nó xuất hiện ở đâu

• Bên dưới màn hình trò chuyện với Ian (mở bằng Talk to Ian (Trò chuyện với Ian) trên Trang chủ) — trạng thái kết nối Gmail, thời điểm kiểm tra gần nhất và số email mới đã xử lý hôm nay. Nếu hôm nay có bản trả lời nháp được soạn, liên kết Open Gmail drafts (Mở thư nháp Gmail) cũng hiện kèm theo.
• History → Email (Lịch sử → Email) — biên nhận của các email đã xử lý (tóm tắt, việc cần làm, quyết định đề xuất, tệp đính kèm, trạng thái bản nháp). Nhấn Add to intelligence (Thêm vào tri thức) bên cạnh tệp đính kèm được đánh dấu Read thì tệp đó được thêm vào Tri thức. Những nơi có thể thêm vào giống với phạm vi hiển thị bạn chọn khi tải tài liệu lên Tri thức; nếu có nhiều nơi, bạn chọn nơi đó trước. Tệp đính kèm nào bạn không nhấn thì không được đưa vào Tri thức.

Kết nối Gmail của bạn

1. Mở Settings → Gmail Assistant Connection (Cài đặt → Kết nối Trợ lý Gmail).
2. Nhấn Connect Gmail (Kết nối Gmail) rồi hoàn tất đăng nhập Google và đồng ý cấp quyền. Ian On yêu cầu hai quyền — đọc thư và soạn bản nháp. Theo định nghĩa của Google, quyền soạn bản nháp cho phép cả việc gửi thư, nhưng Trợ lý Gmail chỉ dùng quyền này để tạo bản nháp và không gửi thư.
3. Xong. Ở lần kiểm tra đầu tiên sau khi kết nối, trợ lý ghi lại điểm bắt đầu, rồi xử lý các email mới đến sau thời điểm đó. Những email bạn đã nhận trước đó sẽ không được lấy về.

Để dừng, nhấn Disconnect (Ngắt kết nối) trên cùng thẻ đó.

Nếu bạn không thấy thẻ Gmail Assistant Connection, hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên bật Email Assistant (Trợ lý email) trong Admin → Features (Quản trị → Tính năng). Nếu thẻ hiện thông báo “The admin needs to turn on the Gmail assistant before you can connect.” (Quản trị viên cần bật trợ lý Gmail thì bạn mới có thể kết nối), hãy nhờ họ bật Enable Gmail assistant (Bật trợ lý Gmail) trong Admin → Email assistant (Quản trị → Trợ lý email) (xem Gửi đi · Nhắn tin · Trợ lý email). Tài khoản đã kết nối vẫn có thể Disconnect ngay cả khi tính năng đang tắt.

Điều tốt cần biết

• Mỗi người một Gmail. Mỗi người dùng Ian On kết nối một tài khoản Gmail, và chỉ bạn mới thấy các bản tóm tắt và bản nháp của tài khoản đó.
• Không gì được gửi khi không có bạn. Bản nháp là bước cuối cùng của trợ lý; người gửi luôn là con người.
• Nếu việc kiểm tra dừng lại, hãy kết nối lại. Khi màn hình trò chuyện với Ian hiện Gmail checking stopped · reconnect needed (Đã dừng kiểm tra Gmail · cần kết nối lại), hãy nhấn vào đó để mở Settings, rồi trong thẻ Gmail Assistant Connection nhấn Disconnect và kết nối lại bằng Connect Gmail. Khi kết nối lại, trợ lý ghi lại điểm bắt đầu mới như lần kết nối đầu tiên, nên các email đến trong lúc việc kiểm tra bị dừng sẽ không được xử lý.