Công việc

Khi bạn giao việc cho Ian hoặc một tác nhân, một Work (Công việc) sẽ được tạo ra. Công việc đi qua bước lập kế hoạch rồi được thực hiện, và khi xong, kết quả cùng căn cứ được lưu lại thành hồ sơ.

Bắt đầu và tìm công việc

Để bắt đầu công việc mới, nhấn Talk to Ian (Trò chuyện với Ian) trên Trang chủ và nói với Ian điều bạn cần. Nếu Ian đánh giá đây là yêu cầu cần xử lý như một công việc, Ian sẽ tạo công việc và thực hiện ngay khi kế hoạch sẵn sàng. Tiến độ hiển thị ngay trong cuộc trò chuyện, và Open work (Mở công việc) sẽ mở màn hình công việc.

Xem những việc đang chờ bạn trong Needs your attention (Việc cần bạn chú ý) trên Trang chủ. Mục Work hiển thị các công việc cá nhân chưa hoàn tất do bạn bắt đầu, kèm trạng thái Planning (Đang lập kế hoạch), In progress (Đang tiến hành), Paused (Tạm dừng) hoặc Blocked (Bị chặn), cùng với các bàn giao gửi đến bạn và các yêu cầu trợ giúp do người cùng nhóm mở. Các yêu cầu cần quyết định được gom vào Pending approvals (Phê duyệt đang chờ). Công việc của nhóm được xem trong Cộng tác, còn công việc đã xong được xem trong Lịch sử.

Kế hoạch và quyết định

Công việc được tạo dưới dạng bản nháp (ví dụ bằng Reuse (Tái sử dụng) trong Lịch sử) sẽ không chạy ngay. Trên màn hình công việc, mở rộng Execution details (Chi tiết thực thi) để xem các bước và người đảm nhận từng bước mà Ian đề xuất, rồi ghi những điểm cần sửa vào ô nhập như khi nói với Ian. Khi đã hài lòng với kế hoạch, nhấn Start as planned (Bắt đầu theo kế hoạch). Trước khi bắt đầu, không có gì được thực hiện. Công việc cá nhân chỉ người tạo mới xem được; công việc nhóm thì các thành viên hiện tại của nhóm đó cũng xem được. Chỉ người tạo mới có thể sửa kế hoạch của bản nháp và bắt đầu nó.

Khi quá trình thực hiện đến một bước cần con người quyết định, công việc chuyển sang trạng thái Awaiting approval (Đang chờ phê duyệt). Nhấn Review approval request (Xem xét yêu cầu phê duyệt) trên màn hình công việc để mở Execution details, kiểm tra nội dung yêu cầu rồi chọn Approve (Phê duyệt) hoặc Reject (Từ chối). Với yêu cầu có các lựa chọn, nhấn Choose this (Chọn phương án này) ở lựa chọn phù hợp; nếu không có lựa chọn nào phù hợp, nhấn None of these — I’ll steer by message (Không phương án nào — tôi sẽ chỉ dẫn bằng tin nhắn). Nếu bạn là người xem xét được chỉ định trong yêu cầu, bạn có thể quyết định bất kể vai trò của mình. Công việc bắt đầu từ cuộc trò chuyện với Ian cũng có thể được quyết định ngay trong cuộc trò chuyện đó (xem Phê duyệt). Trong công việc nhóm, khi nội dung mà tác nhân muốn lưu thành tri thức của nhóm là quan trọng hoặc cần kiểm tra, thẻ Knowledge review (Xem xét tri thức) sẽ xuất hiện, và người tạo công việc xem phần tóm tắt cùng lý do cần xem xét rồi chọn Approve hoặc Reject. Nội dung trên thẻ này chỉ được đưa vào tri thức sau khi được phê duyệt; nội dung không cần xem xét sẽ được đưa vào ngay.

Màn hình công việc

Khi mở một công việc, phía trên cùng hiển thị Request (Yêu cầu), trạng thái hiện tại và Driver (Người chịu trách nhiệm). Với công việc đã xong, xem tóm tắt kết quả, Artifacts (Sản phẩm) và Evidence (Căn cứ) trong Latest result receipt (Biên nhận kết quả mới nhất). Human action needed (Việc cần con người thực hiện) hiển thị những gì bạn có thể làm ngay lúc này, và bạn trao đổi về công việc trong Outcome thread (Luồng trao đổi công việc). Trong luồng trao đổi của công việc nhóm, bạn có thể gọi người cùng nhóm bằng @, và người được gọi sẽ đi thẳng đến tin nhắn đó từ Mentions (Lượt nhắc). Để xem tiến độ từng bước và hoạt động của các tác nhân, hãy mở rộng Execution details. Khi muốn yêu cầu một tác nhân đang chạy đổi hướng, nhấn vào dòng bắt đầu bằng Decide or step in (Quyết định hoặc can thiệp) trong đó để mở cuộc trò chuyện.

Dừng và chạy lại

Để dừng một công việc đang chạy, nhấn Stop Work (Dừng công việc) trên màn hình công việc rồi nhấn Stop (Dừng). Nút này hiển thị cho Driver của công việc đó. Dù đã dừng, các sản phẩm đã hoàn tất và lý do kết thúc vẫn được giữ lại. Trong cuộc trò chuyện với tác nhân, bạn có thể dừng bằng Stop.

Khi công việc chuyển sang trạng thái Blocked, hãy xem nguyên nhân bị chặn trong Execution details. Driver chạy tiếp các bước chưa hoàn tất bằng Retry unfinished (Thử lại phần chưa xong), và các sản phẩm đã hoàn tất vẫn được giữ nguyên. Với công việc bắt đầu từ cuộc trò chuyện với Ian, bạn cũng có thể dùng Stop và Retry unfinished trên dòng trạng thái hiển thị trong cuộc trò chuyện. Nếu việc bắt đầu bị dừng hoặc Ian không lập được kế hoạch, nhấn Send again as a new request (Gửi lại thành yêu cầu mới) để đưa yêu cầu trở lại ô nhập và gửi lại.

Bàn giao và tiếp nối

Driver của một công việc nhóm đang tiến hành có thể gửi Transfer (Chuyển giao phụ trách) hoặc Request review (Yêu cầu xem xét) cho người cùng nhóm từ Hand off to a person (Bàn giao cho một người). Người nhận xem trong mục Work của Needs your attention trên Trang chủ, rồi nhấn Accept (Nhận) hoặc Decline (Không nhận) trên màn hình công việc. Với công việc đã xong, người chịu trách nhiệm lúc hoàn tất có thể tiếp nối bằng Follow-up Work (Công việc tiếp nối) trong cùng mục Hand off to a person.

Hoàn tất, tái sử dụng và lặp lại

• Khi công việc hoàn tất, nó chuyển sang Lịch sử cùng với kết quả và các phê duyệt đính kèm.
• Công việc đã xong do người chịu trách nhiệm lúc hoàn tất lưu trữ (với công việc đã dừng thì là người đã dừng nó). Nhấn Archive (Lưu trữ) trong Execution details, đánh giá kết quả rồi nhấn Rate and archive (Đánh giá và lưu trữ). Để lưu trữ mà không đánh giá, nhấn Skip (Bỏ qua). Nếu không lưu được đánh giá vào bộ nhớ, thông báo Work archived, but its rating wasn’t saved to memory (Công việc đã được lưu trữ nhưng đánh giá chưa được lưu vào bộ nhớ) sẽ hiện ra.
• Để làm lại việc tương tự, nhấn Reuse của công việc đó trong danh sách History (Lịch sử). Một bản nháp mới được tạo từ cùng mục tiêu.
• Bạn có thể giao cho tác nhân những việc lặp lại hằng giờ, hằng ngày, hằng tuần, hoặc những việc bắt đầu khi có tài liệu mới hay khi kết quả của công việc trước được xác nhận. Trong Recurring tasks (Công việc định kỳ) ở menu (⋯) phía trên cuộc trò chuyện, dùng Run now (Chạy ngay), Paused, Resume (Tiếp tục) và Add recurring task (Thêm công việc định kỳ); xem trạng thái và thời điểm chạy tiếp theo trong Agent settings (Cài đặt tác nhân). Kết quả được báo cáo vào chính cuộc trò chuyện đó.
• Trong cuộc trò chuyện có việc đã giao, View flow (Xem luồng) cho thấy tác nhân phụ trách và trạng thái của từng bước, các bước chạy In parallel (Song song) và nơi chúng hợp lại. Trong Recent runs (Các lần chạy gần đây), nhấn Criteria and evidence used (Tiêu chí và căn cứ đã dùng) để xem hồ sơ xem xét và các căn cứ đã tham khảo của lần chạy đó.
• Bạn cũng có thể giao việc kiểm tra định kỳ cho Ian (xem Trang chủ và trò chuyện với Ian).
• Với công việc cần chạy định kỳ, người vận hành có thể nâng cấp một mẫu lặp lại thành Routine (Quy trình định kỳ) trong Admin → Routines (Quản trị → Quy trình định kỳ). Xem Bảng điều khiển quản trị.