Gmail 비서

Gmail 비서는 연결한 Gmail에 새로 도착한 메일을 백그라운드에서 읽고, 메일마다 요약과 할 일을 정리하며, 답장이 필요한 메일에는 답장 초안을 써 둡니다. 새 메일은 기본 1분마다 확인하며, 확인 주기는 소유자나 관리자가 바꿀 수 있습니다.

메일마다 해 주는 일

• 한두 줄 요약 — 메일이 무슨 내용인지 한눈에.
• 할 일 — 그 메일이 나에게 요청하는 구체적인 것들.
• Gmail에 저장되는 답장 초안 — 답장이 필요한 메일이면 같은 스레드에 초안으로 작성됩니다. 절대 보내지 않습니다. 내가 초안을 열어 손보고, 준비되면 직접 보냅니다.

메일에 첨부가 있으면 메일당 최대 5개, 파일당 10MB·합계 20MB까지 읽어 요약과 할 일에 반영합니다. 읽을 수 있는 형식은 PDF, Word(.docx), PowerPoint(.pptx), Excel(.xlsx), 텍스트·마크다운 파일과 이미지(PNG·JPEG)이며, 긴 첨부는 앞부분만 반영될 수 있습니다. 첨부마다 읽음, 건너뜀, 실패 중 하나로 처리 결과가 남습니다. 메일이 결정이나 승인을 요청하면 결정 후보로 따로 표시됩니다.

어디서 보이나

• Ian 대화 화면 아래(홈의 Ian과 대화하기로 엽니다) — Gmail 연결 상태, 마지막 확인 시각, 오늘 처리한 새 메일 수. 오늘 작성한 답장 초안이 있으면 Gmail 초안함 열기 링크가 함께 보입니다.
• 히스토리 → 메일 — 처리한 메일의 접수증(요약·할 일·결정 후보·첨부·초안 상태). 읽음으로 표시된 첨부 옆의 인텔리전스에 추가를 누르면 그 첨부가 지식에 추가됩니다. 추가할 수 있는 위치는 지식에 문서를 올릴 때 고르는 공개 범위와 같으며, 여러 곳이면 먼저 고릅니다. 누르지 않은 첨부는 지식에 들어가지 않습니다.

내 Gmail 연결하기

1. 설정 → Gmail 비서 연결을 엽니다.
2. Gmail 연결을 눌러 Google 로그인과 권한 동의를 마칩니다. Ian On이 요청하는 권한은 두 가지입니다 — 메일 읽기와 초안 작성. 초안 작성 권한은 Google 기준으로 메일 발송까지 허용하는 권한이지만, Gmail 비서는 이 권한으로 초안만 만들고 메일을 보내지 않습니다.
3. 끝입니다. 연결 후 첫 확인 때 시작 지점을 기록하고, 그 뒤에 도착하는 새 메일부터 처리합니다. 이미 받은 메일은 가져오지 않습니다.

멈추려면 같은 카드의 연결 해제를 누르세요.

Gmail 비서 연결 카드가 보이지 않으면 소유자나 관리자에게 관리 → 기능에서 이메일 비서를 켜 달라고 요청하세요. 카드에 "관리자가 Gmail 비서 기능을 켜야 연결할 수 있습니다."라는 안내가 보이면 관리 → 이메일 비서에서 Gmail 비서 켜기를 켜 달라고 요청하세요(전달·메신저·이메일 비서 참고). 이미 연결한 계정은 기능이 꺼져 있어도 연결 해제할 수 있습니다.

알아 두면 좋은 점

• 사람당 Gmail 하나. Ian On 사용자는 하나의 Gmail 계정을 연결하고, 그 요약과 초안은 나만 봅니다.
• 나 없이는 아무것도 보내지 않습니다. 초안이 비서의 마지막 단계이고, 보내는 것은 늘 사람입니다.
• 확인이 멈추면 다시 연결하세요. Ian 대화 화면에 Gmail 확인 중단 · 다시 연결 필요가 보이면, 눌러서 열리는 설정의 Gmail 비서 연결 카드에서 연결 해제한 뒤 Gmail 연결로 다시 연결합니다. 다시 연결하면 처음 연결할 때처럼 시작 지점을 새로 기록하므로, 확인이 멈춘 동안 온 메일은 처리되지 않습니다.