전달·메신저·이메일 비서

관리의 전달, 메신저, 이메일 비서는 Ian On을 바깥 서비스와 잇는 회사 차원 스위치입니다. 개인이 각자 켜기 전에, 무엇을 허용할지 정하는 곳이죠.

소유자와 관리자만 이 화면들을 설정할 수 있습니다. 관리 메뉴에 전달, 메신저, 이메일 비서가 보이지 않으면 관리 → 기능의 추가 기능에서 전달, 메신저 봇, 이메일 비서가 켜져 있는지 확인하세요. 세 기능 모두 처음에는 꺼져 있습니다. 이메일 비서는 여기서 켜는 것과 아래의 Gmail 비서 켜기가 모두 켜져 있어야 동작합니다.

외부 전달 (전달)

관리 → 전달은 결과가 Ian On 밖으로 나가는 방식을 다스립니다. 위쪽 탭에서 전달 연결, 전달 규칙, Gmail 전달 정책, 설치된 플러그인, 플러그인 마켓으로 이동합니다.

• 전달 연결의 개인 계정 예외 정책 — Gmail·Notion마다, 구성원의 개인 계정으로 전달을 보낼 수 있게 할지 정합니다. 기본은 차단입니다. 허용해도 활성화된 조직 연결이 있으면 조직 연결이 먼저 쓰입니다. (이건 전달 채널에 관한 것입니다 — Gmail 비서는 아래 이메일 비서의 별도 스위치입니다.)
• 전달 연결의 현재 조직 연결 — 조직이 함께 쓰는 전달 연결(전체 또는 팀 범위)과 그 상태를 보고, 활성화·비활성화·삭제합니다.
• 전달 규칙 — 자동 발송 엔진. 업무가 끝나면 규칙이 그 결과를 전달 채널로 자동 라우팅할 수 있습니다. 개인 업무는 어떤 규칙으로도 발송되지 않습니다. 구성원이 만든 규칙은 만든 사람이 지금 그 팀에 속해 있을 때만 팀 업무를 발송합니다. 만든 사람이 기록되지 않은 예전 규칙에는 이 확인이 적용되지 않습니다. 규칙마다 필터(팀·에이전트·태그·산출물 경로)가 있고, 최근 7일 동안 완료된 업무 중 몇 건이 필터에 맞는지 보여 주는 테스트가 있습니다. 완료 기록이 너무 많아 모두 확인하지 못하면 그렇다고 알려 줍니다.
• Gmail 전달 정책 — 수신 도메인 허용 목록. 허용 도메인을 하나 이상 추가하기 전에는 Gmail 전달이 꺼져 있어, 의도치 않은 수신자에게 메일이 가지 않게 합니다.
• 설치된 플러그인·플러그인 마켓 — 전달 플러그인을 관리합니다. 플러그인 마켓에서는 조직이 승인한 레지스트리의 플러그인만 설치할 수 있고, 필수 권한 검토에서 권한을 확인한 뒤 허용하고 설치를 누릅니다. 설치된 플러그인에서는 활성화·비활성화, 업데이트 확인, 설정 편집, 제거를 합니다.

Discord 봇 (메신저)

관리 → 메신저는 /ian 명령을 구동하는 Discord 봇을 설정하는 곳입니다. Discord Developer Portal에서 앱을 만든 뒤 Public Key, Application ID, Bot Token을 이 화면에 입력하고 저장합니다. 이어서 명령 등록을 누르고, 화면에 표시된 Interactions Endpoint URL(공개 HTTPS 주소)을 Discord Developer Portal에 붙여넣습니다. 자세한 순서는 화면의 셋업 안내에 있습니다. 봇이 준비되면 구성원은 각자 /ian link로 계정을 연결한 뒤 /ian ask·/ian report를 씁니다.

Gmail 비서 (이메일 비서)

관리 → 이메일 비서는 Gmail 비서의 마스터 스위치입니다. 세 가지가 여기 있습니다.

1. Gmail 비서 켜기 — 조직 전체의 켜기/끄기. 꺼져 있으면 누구도 Gmail을 연결할 수 없고, 연결된 받은편지함 확인도 멈춥니다.
2. OAuth Client ID·OAuth Client Secret — 구성원이 Gmail을 연결할 때 쓰는 회사 Google OAuth 앱의 값. 저장한 Secret은 다시 보이지 않고 저장됨으로만 표시됩니다.
3. 폴링 주기 (cron) — Ian On이 연결된 받은편지함에서 새 메일을 얼마나 자주 확인할지 cron 식으로 정합니다. 비워 두면 1분마다 확인합니다. 바꾼 주기는 서버가 다시 시작된 뒤부터 적용됩니다.

여기서 먼저 켜면, 멤버가 설정에서 자기 Gmail을 연결합니다.